ACCESO A LOS ARCHIVOS
Derecho de los ciudadanos a consultar la
Información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.
ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES.
Disponibilidad de losdocumentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de lainformación.
ACERVO DOCUMENTAL.
Conjunto de los documentos de un archivo (Véase además: FONDO).
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS.
Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de unainstitución.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS.
Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.
ARCHIVO.
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
ARCHIVO ACTIVO.
(Véase Archivo de Gestión).
ARCHIVO ADMINISTRATIVO.
(Véase Archivo de Gestión).
ARCHIVO CENTRAL.
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO DE GESTION.
Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO DE OFICINA.
(Véase Archivo de Gestión).
ARCHIVO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL.
Archivo integrado por fondosdocumentales procedentes de organismos del orden departamental yaquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN DISTRITAL.
Integrado por fondos documentales de los organismos del orden distrital y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL.
Integrado por fondos documentales producidos por organismos del orden municipal y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL.
Integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en custodia.
ARCHIVO DEPARTAMENTAL.
(Véase Archivo del Orden Departamental).
ARCHIVO DISTRITAL.
(Véase Archivo del Orden Distrital).
ARCHIVO EN CUSTODIA.
(Véase Custodia de Documentos).
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística a .nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.
ARCHIVO HISTORICO.
Aquel al cual se transfiere la documentación delarchivo central o del archivo de gestión que por decisión delcorrespondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
ARCHIVO HISTORICO ESPECIAL
. Es el constituido por fondos documentales referidos a épocas, lugares o personas determinadas de lahistoria regional y nacional; entre otros se puede mencionar. Archivo Histórico de Antioquia, Archivo Regional de Boyacá, Archivo Central del Cauca, Archivo Histórico de Cartagena de Indias y Archivo Histórico del Magdalena Grande.
ARCHIVO INTERMEDIO.
(Véase Archivo Central).
ARCHIVO MUNICIPAL.
(Véase Archivo del Orden Municipal).
ARCHIVO NACIONAL.
(Véase Archivo del Orden Nacional).
ARCHIVO OFICIAL.
Es el conformado por documentos oficiales.
ARCHIVO PERMANENTE.
(Véase Archivo Histórico).
ARCHIVO PRIVADO.
Es el conformado por documentos privados.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO.
Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia y la cultura es de interés público y es declarado como tal.
ARCHIVO PÚBLICO.
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados, declarados de interés público.
ARCHIVO TOTAL.
Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.
ARCHIVISTA.
Persona especializada en el manejo de los archivos.
ASISTENCIA TECNICA.
Prestación de servicios por personal especializado en diferentes áreas del quehacer archivístico.
AUTENTICACION DE DOCUMENTOS.
Es la autorización o legalización de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades, según lo establecido por la Ley.
AUTOMATIZACION
. Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental.
C
CARPETA.
Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.
CATALOGO.
Instrumento de consulta que describe los documentosseleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criteriodeterminado.
CERTIFICACION DE DOCUMENTOS
Documento que da fe de la presencia de determinados datos en los documentos de archivo.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.
Etapas sucesivas por las que atraviesanlos documentos desde su producción o recepción en la oficina y suconservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
CLASIFICACION.
Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo. Clasificación de piezas en el interior de un fondo. Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza.
CLASIFICACION DOCUMENTAL.
Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacióndocumental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructuraorgánico-funcional de la entidad.
CODIGO.
Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos.
COLECCION DE ARCHIVO.
Reunión artificial de documentos, formada por un individuo, familia o institución.
COLECCION DOCUMENTAL.
(Véase Colección de Archivo).
COMITE ASESOR.
Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como técnicos.
COMITE DE ARCHIVO
. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
E
ELIMINACION.
Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
ENCUADERNACION.
Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma de libro.
ESTANTE.
Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservación.
EXPEDIENTE.
Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por unconjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por unaoficina productora en la resolución de un mismo asunto.
EXPURGO DE DOCUMENTOS.
(Véase Selección Documental).
F
FACSIMIL.
Reproducción idéntica de un documento, logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico.
FECHAS DE ACUMULACION.
Fechas intermedias encontradas en un expediente.
FECHAS EXTREMAS.
Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
FOLIO.
Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.
FOLIO RECTO.
Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.
FOLIO VERSO
. (Véase Folio Vuelto).
FOLIO VUELTO.
Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración.
FONDO.
Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.
FUENTE PRIMARIA DE INFORMACION.
Información original no abreviada ni traducida; se llama también fuente de primera mano.
FUNCION ARCHIVISTICA.
Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
G
GESTION DE ARCHIVOS.
(Véase Administración de Archivos).
GESTION DE DOCUMENTOS.
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
GUIA.
Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos. Organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.
H
HERALDICA.
Técnica que estudia los escudos de armas o blasones, analizando su origen, rasgos simbólicos, evolución y significado socio- jurídico.
I
IDENTIFICACION DOCUMENTAL.
Primera etapa de la labor Archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categoríasadministrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
INDICE.
Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción.
INDICE CRONOLOGICO.
Listado consecutivo de fechas.
INDICE ONOMASTICO.
Listado de nombres propios.
INDICE TEMATICO.
Listado de temas o descriptores.
INDICE TOPONIMICO.
Listado de sitios o lugares.
INSTRUMENTO DE CONSULTA.
Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidadesdocumentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir.instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).
INSTRUMENTO DE CONTROL.
Es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificación los siguientes. Ficheros deorganismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadrosde clasificación, registros topográficos; y en la fase de valoración.relaciones, tablas de retención documental, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminación, informes, relaciones de testigos resultantes de muestreo.
INSTRUMENTO DE DESCRIPCION.
(Véase Instrumento de Consulta).
INSTRUMENTO DE REFERENCIA.
(Véase Instrumento de Consulta).
INVENTARIO
. Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de lasseries documentales. Puede ser esquemático, general, analítico ypreliminar.
L
LEGAJO.
En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.
LEGISLACION ARCHIVISTICA.
Es el conjunto de normas que oficializan la conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos en un país.
M
MANUSCRITO.
Documento escrito a mano
MAPA.
Representación gráfica -con convenciones- de un espacio.
MARCA DE AGUA.
Señal distintiva usada por los fabricantes de papel o mandada hacer por una entidad al momento de elaborar el papel.
MICROFILMACION.
Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
MICROFILME.
Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada en reproducción de documentos.
MUESTREO.
Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha
Con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros.
N
NORMALIZACION.
Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o criterio dado.
O
ORDENACION.
Operación de unir los elementos o unidades de un conjuntorelacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-ordenestablecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series.
ORDENACION DOCUMENTAL.
Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.
ORGANIGRAMA.
Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS
. Conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada enforma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar sucontenido.
ORGANIZACION DE DOCUMENTOS
. Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.
ORIGINAL.
Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.
P
PATRIMONIO ARCHIVISTICO.
Conjunto de archivos conservados en el país y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico.
PATRIMONIO DOCUMENTAL
. Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
PIEZA DOCUMENTAL
. Unidad mínima que reúne todas las característicasnecesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos depiezas documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe.
PRESERVACION DOCUMENTAL.
(Véase Conservación de Documentos).
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
. Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el Servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
. Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.Principio fundamental de la teoría archivística que establece que losdocumentos producidos por una institución u organismo no debenmezclarse con los de otros.
PROTOCOLO.
Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales, que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
PROYECTO DE DESCRIPCION DE ARCHIVOS
. Formulación de actividades en el tiempo, que contemplan los criterios y métodos a seguir en la selección y descripción de una determinada unidad archivística, con el fin de obtener instrumentos de consulta normalizados para la investigación con base en fuentes primarias. El plan contempla, entre otros aspectos, evaluación de requerimientos de descripción, tipos documentales a elegir, unidades archivísticas, evaluación de criterios para determinación de términos descriptivos, aspectos físicos de los documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatización de los datos propios de la descripción archivística.
PRODUCCION DOCUMENTAL.
Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
R
REGISTRO DE DOCUMENTOS.
Anotación de los datos del documento en los modelos de control.
REGISTRO TOPOGRAFICO.
Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación, indicando su posición exacta en un depósito de archivo.
REGLAMENTO DE ARCHIVOS.
Son los lineamientos generalesadministrativos y técnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley.
REPOSITORIO DOCUMENTAL.
(Véase Depósito de Archivo).
REPROGRAFIA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicaciónfototécnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como lafotografía, la fotocopia y el microfilm.
RETENCION DE DOCUMENTOS.
Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
S
SECCION.
Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional.
SELECCION DOCUMENTAL.
Proceso mediante el cual se determina eldestino final de la documentación, bien sea para su eliminación o suconservación parcial o total.
SERIE DOCUMENTAL.
Conjunto de unidades documentales de estructuray contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujetoproductor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
SERVICIOS DE ARCHIVO.
Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de información.
SIGNATURA TOPOGRAFICA.
Numeración correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservación de un depósito.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.
Programa Especial orientado al logro de la cooperación interinstitucional de los archivos, a través de planes y programas para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidación del sector archivístico, coordinado por el Archivo General de la Nación.
T
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL.
Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de cuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada Organismo.
TIPO DOCUMENTAL.
Unidad Documental Simple.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL.
Estudio de las diferentes clases dedocumentos que pueden distinguirse según su origen y característicasdiplomáticas.
TOMO.
Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios documentos en forma separada y con paginación propia.
TOPONIMIA.
Estudio del origen y significación de los nombres propios de un sitio o lugar.
TRANSCRIPCION.
Procedimiento para reproducir con exactitud un documento. Puede ser textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.
Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.
U
UNIDAD ADMINISTRATIVA.
Unidad técnico-operativa de una institución.
UNIDAD ARCHIVISTICA.
Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente. (Véase expediente).
UNIDAD DE CONSERVACION.
Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras. Una caja, un libro o un tomo.
UNIDAD DOCUMENTAL
. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puedeser simple cuando está constituida por un sólo documento o complejacuando lo constituyen varios formando un expediente.
V
VALOR ADMINISTRATIVO.
Aquel que posee un documento para La administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR CONTABLE
. Es la utilidad o aptitud de los documentos quesoportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
VALOR FISCAL.
Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.
VALOR TECNICO: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.
VALOR HISTORICO.
Permite conocer la situación social , económica, política y cultural de una época o de una región.
VALOR JURIDICO.
Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común.
VALOR LEGAL.
Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
VALOR PRIMARIO.
Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.
VALOR SECUNDARIO.
Es el que interesa a los investigadores deinformación retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato oprimario. Los documentos que tienen este valor se conservanpermanentemente.
VALORACION DOCUMENTAL.
Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
VIGENCIA:
Cualidad por la cual permanecen efectivos y válidos los cargos y disposiciones contenidos en los documentos.
VOCABULARIO CONTROLADO:
Lista uniformada de términos usados para garantizar la coincidencia de la información.
VOLUMEN:
Unidad de conservación que se refiere al conjunto de documentos con paginación y encuadernación propias.