Acuerdo 006 Expedientes Pensionales - Archivo General de la Nación
ENSAYO:
ACUERDO No.006 del 18 de octubre de 2011
Características del expediente Pensional:
Integridad: El expediente Pensional se conforma por todos los documentos o tipos documentales relacionados con una misma persona y que sirven para decidir cualquier prestación económica.
Secuencialidad: Los documentos o tipos documentales del expediente
Pensional deben ordenarse de manera cronológica, atendiendo los procesos que se surten en cada trámite de la prestación económica.
Racionalidad técnica, jurídica y administrativa: Aplicación de criterios
Técnicos, jurídicos y administrativos en la organización del expediente pensional evidenciándose en forma lógica, clara y completa el desarrollo y trazabilidad del proceso.
Requisitos de la norma NTC-15489. Además de las anteriores características, se deben tener en cuenta las establecidas por la norma NTC 15489 como son: autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad, conformidad y exhaustividad.
Organización del Expediente Pensional.
Los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución de solicitudes pensiónales u otras prestaciones periódicas (asignaciones de retiro), deberán, en relación con el expediente pensional, realizar las acciones orientadas a la clasificación, ordenación, control y actualización de los documentos que conforman dicho expediente. Se deberá incluir una hoja de control para registrar los documentos que conforman el expediente pensional.
Consulta del Expediente Pensional.
Los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución de solicitudes pensiónales u otras prestaciones periódicas (asignaciones de retiro), deberán facilitar el acceso y entregar la información requerida a los usuarios que respecto de su propia Información acrediten un interés legítimo y a las autoridades que tengan acceso por ley a dicha información manteniendo la reserva legal a que haya lugar.
Protección del Expediente Pensional.
Los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución de solicitudes pensiónales u otras prestaciones periódicas (asignaciones de retiro), deberán implementar medidas y mecanismos apropiados para proteger los documentos del expediente pensional, asumiendo la responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.